Instrukcja korzystania z portalu szkoleniowego RIO w Gdańsku



I. Zakładanie nowego konta (rejestracja)

1. Procedura zakładania konta:

a) z menu u góry ekranu wybrać ,
b) ustalić login i hasło

▪ login musi składać się z co najmniej 6 znaków (polskie znaki diakrytyczne oraz niektóre znaki specjalne są niedozwolone),
▪ hasło do konta musi składać się z minimum 6 znaków (liter, cyfr lub znaku podkreślenia), w tym musi zawierać przynajmniej jedną małą i dużą literę oraz cyfrę. Polskie znaki diakrytyczne są niedozwolone,

c) wypełnić pozostałe pola formularza (wszystkie pola formularza muszą być wypełnione),
Prosimy o zwrócenie uwagi na wprowadzane informacje, gdyż zostaną one wykorzystane do wystawiania rachunków. W przypadku podanego adresu e-mail użytkownik musi mieć swobodny dostęp do skrzynki znajdującej się pod tym adresem, gdyż będzie on wykorzystywany do wysyłania potwierdzeń zapisu, komunikatów dotyczących szkoleń jak i do przypominania hasła.

d) nacisnąć przycisk ,

e) zalogować się do portalu używając podanych wcześniej loginu i hasła.

2. W celu ułatwienia wprowadzania informacji portal rejestracyjny ma możliwość importowania danych z bazy GUS na podstawie podanego numeru NIP i REGON. Po wprowadzeniu prawidłowego numeru NIP (bez kresek) dla danych Nabywcy faktury lub prawidłowego numeru REGON dla Odbiorcy faktury można nacisnąć przycisk , wówczas dane adresowe i nazwa jednostki wypełnią się automatycznie. Ta metoda pozwala uniknąć błędów w numerach NIP, czy w danych adresowych niezbędnych do wystawienia prawidłowego rachunku i w związku z tym zachęcamy do korzystania z tego rozwiązania.

3. Osoby fizyczne, które nie potrzebują rachunku mogą zakładać konta podając w polu NIP odpowiednią liczbę zer (wypełnienie pola jest obowiązkowe).



II. Zapis na szkolenie

1. Tylko zarejestrowany i zalogowany użytkownik może się zapisać na wybrane szkolenie.

2. Zapisu można dokonywać tylko na aktualne szkolenia, do ostatniego dnia zapisów określonego w parametrach szkolenia. Po tej dacie system zgłoszeń nie będzie przyjmował.

3. Jeżeli użytkownik nie posiada konta, musi je założyć. Procedura rejestracji opisana w rozdziale I — zakładanie nowego konta.

4. Nie ma możliwości zapisywania osób trzecich przez osobę zalogowaną. W takim przypadku należy tym osobom utworzyć osobne konta i przeprowadzić niezależną rejestrację dla każdej osoby z poziomu ich konta.

5. Procedura zapisu na szkolenie:

a) zalogować się do portalu,

b) wybrać szkolenie z listy aktualnych szkoleń (Menu -> Aktualne szkolenia),

c) kliknąć przycisk ,

d) na adres e-mail podany podczas zakładania konta zostanie automatycznie wysłane potwierdzenie zapisu, a status przy szkoleniu zmieni się na „Zapisano".

6. Prawidłowo przeprowadzony proces zapisu kończy się otrzymaniem potwierdzenia na podany podczas rejestracji adres e-mail oraz zmianą statusu na „Zapisano". Otrzymanie potwierdzenia uprawnia do wzięcia udziału w szkoleniu.

7. Nieotrzymanie potwierdzenia i/lub brak zmiany statusu świadczą o niepoprawnym zgłoszeniu, wówczas proces należy powtórzyć, a jeżeli nie przyniesie to rezultatu — skontaktować się z pracownikiem RIO (patrz rozdział IX — Pomoc i kontakt).

8. W przypadku braku wolnych miejsc istnieje możliwość zapisania się na listę oczekujących, jeżeli taką możliwość dla danego szkolenia ustawił Administrator (pracownik RIO). Procedura korzystania z listy oczekujących opisana została w rozdziale IV niniejszej instrukcji.



III. Anulowanie zgłoszenia (usunięcie z listy uczestników szkolenia)

1. Użytkownik może sam usunąć się z listy uczestników szkolenia do ostatniego dnia zapisów lub może zrobić to Administrator (pracownik RIO). Po tym dniu, ale nie później niż data zakończenia szkolenia, usunąć z listy uczestników może tylko Administrator — wówczas wymagany jest kontakt telefoniczny lub e-mailowy.

2. Usunięcie uczestnika z listy zostanie potwierdzone wiadomością przesłaną na podany podczas rejestracji konta adres e-mail.

3. Status przy szkoleniu zmieni się na „Anulowano zgłoszenie” lub „Anulowano zgłoszenie (przez admina)” gdy czynność usunięcia wykonał pracownik RIO.

4. Istnieje możliwość ponownego zapisania się na szkolenie, z którego uczestnik został wcześniej usunięty.



IV. Lista oczekujących (brak wolnych miejsc na liście podstawowej)

1. Możliwość automatycznego tworzenia listy oczekujących ustawia Administrator (pracownik RIO) niezależnie dla każdego szkolenia.

2. W przypadku gdy funkcja opisana w pkt 1 jest włączona w momencie wyczerpania się wolnych miejsc na liście podstawowej (osiągnięto limit), odblokowany zostaje przycisk Chcę zapisać się na listę oczekujących pozwalający zapisać się na listę oczekujących zainteresowanym osobom.

3. Zapisanie się na listę oczekujących nie uprawnia do wzięcia udziału w szkoleniu!

4. W momencie zwolnienia przez uczestnika miejsca na liście podstawowej Administrator będzie przenosił osoby z listy oczekujących wg kolejności zgłoszeń.

5. Przeniesienie z listy oczekujących na listę podstawową będzie potwierdzone wiadomością przesłaną do osoby przenoszonej, na adres e-mail podany podczas rejestracji konta, a status przy szkoleniu zmieni się z „Oczekuje” na „Zapisano (przez Admina)”.

6. Tylko otrzymane potwierdzenie zapisu na szkolenie i status „Zapisano (przez admina)” świadczą o poprawnej procedurze przeniesienia i jednocześnie uprawniają do wzięcia w nim udziału.

7. Użytkownik może sam usunąć się z listy oczekujących do ostatniego dnia zapisów lub może zrobić to Administrator (pracownik RIO). Po tym dniu, ale nie później niż data zakończenia szkolenia, usunąć z listy może tylko Administrator — wówczas wymagany jest kontakt telefoniczny lub e-mailowy.



V. Materiały szkoleniowe

1. Portal umożliwia pobieranie materiałów szkoleniowych wyłącznie przez uczestników szkolenia, jeżeli zostały udostępnione przez Administratora.

2. Materiały w formie elektronicznej dostępne są do pobrania po zakończeniu szkolenia, w bocznym menu „Historia moich szkoleń”, pod danym szkoleniem.



VI. Modyfikacja danych rejestracyjnych

1. Użytkownik może we własnym zakresie modyfikować swoje dane rejestracyjne (zmiana hasła, informacje adresowe itp.).

2. Dostęp do danych odbywa się z poziomu bocznego menu -> Moje konto.

3. Po modyfikacji należy nacisnąć przycisk .

4. Zmiany dokonane w profilu użytkownika (również przez Administratora) zostaną potwierdzone wiadomością przesłaną na adres e-mail podany w trakcie zakładania konta.

5. Nie ma możliwości zmiany raz ustawionego loginu do konta.



VII. Usuwanie konta

1. Nie ma możliwości usunięcia konta przez użytkownika. Jedynie Administrator może usunąć konto, które nie było wykorzystane do zapisania się na żadne szkolenie.

2. Usunięcie konta zostanie potwierdzone wiadomością przesłaną na adres e-mail podany w trakcie zakładania konta.



VIII. Odzyskiwanie hasła/zapomniany login

1. W przypadku zapomnienia hasła do konta na portalu, możliwe jest jego zresetowanie.
W tym celu należy:

a) nacisnąć przycisk znajdujący się na górze strony,

b) w okienku resetowania hasła podać login i e-mail użyte podczas rejestracji,

c) kliknąć ,

d) na podany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość zwrotna z linkiem do strony umożliwiającej wprowadzenie nowego hasła.

2. Nowe hasło ustawić może również Administrator (pracownik RIO).

3. Jeżeli zapomnieli Państwo login do konta lub/i hasło, prosimy nie tworzyć kolejnego konta. Wówczas należy skontaktować się z Administratorem (pracownikiem RIO) w celu przypomnienia loginu i zresetowania hasła.



IX. Pomoc i kontakt

1. Pomoc w sprawach dotyczących szkoleń i korzystania z portalu można uzyskać pod numerami telefonów dostępnymi w menu „Obsługa szkoleń — kontakt”.